Por su bajo costo, facilidad de uso y versatilidad, las redes internas virtuales están reemplazando a los sistemas tradicionales de escritorio.
Las organizaciones viven de la información, pero no siempre es fácil acceder a ella en forma eficiente y segura. Las personas tienden a depender de la interconexión informal, la clásica rutina de “a quién conoces”.

Con una Intranet (algo como una internet pero privada, segura y dentro de una organización), existe un repositorio virtual a lo largo de la empresa, un sitio web al cual acudir para consultar un reporte anual, un manual de prestaciones, reservar la sala de conferencias, localizar una forma de reporte de gastos o revisar las políticas de vacaciones de la empresa. Esta información está disponible las 24 horas del día y los siete días de la semana para cualquiera que tenga acceso a internet, ya sea estando de viaje, trabajando en casa o en una oficina remota.

Muchas compañías invierten una gran suma de dinero distribuyendo documentos impresos a sus empleados, como cartas informativas, manuales y reportes. Piense en los costos de sólo imprimir. Al disponer estos documentos electrónicamente, los gastos pueden reducirse dramáticamente. Otra ventaja es la fácil actualización, que no cuesta casi nada.

Derik du Plessis, gerente de Desarrollo de Negocios de Novell, señala que hoy las intranet se han convertido en un elemento importante de comunicación dentro de las empresas: “Es el medio más fácil y seguro que tienen las empresas para comunicarse con sus empleados, ya que a través de ella se entrega información adecuada en el momento oportuno, convirtiendo la información en acción”.

Por otro lado, Rodrigo Alonso, gerente general de Humano2, señala que las empresas han cambiado a raíz de que están más comunicadas y compenetradas, “es decir, la información fluye y permite tomar mejores decisiones. Por lo tanto, el máximo ejecutivo o el líder de la empresa se convierte en un coordinador, no en la persona que tiene toda la información”.

Gran parte de este cambio ha sido gracias a la intranet. Es esta herramienta la que permite que la empresa esté con información disponible on line.

Agrosuper
La intranet (Intrasuper) nació en agosto de 2003 como un medio de comunicación, integración y gestión. En términos de información, desde esta intranet se envía un correo electrónico semanal, con noticias de Agrosuper y de los distintos rubros donde se desempeña, eventos internos, capacitaciones, nuevos proyectos, premios nacionales e internacionales e información relevante de las distintas áreas de la organización.

Como medio de integración, destacan los diferentes organigramas y mapas de las instalaciones que posee la empresa en Chile y el mundo. La Intrasuper también es una herramienta de gestión, en que destaca un completo y moderno sistema de Gestión del Desempeño. También se han sistematizado procesos como soporte técnico computacional, solicitudes de viajes y certificados, entre varios otros.

Otra de sus funciones es acompañar el proceso de inducción del personal nuevo, que aprende los distintos procesos productivos.

Recibe un promedio semanal de alrededor de 13.000 visitas.

Sodimac
Sergio Dittborn, gerente de Recursos Humanos de Sodimac, señala que la intranet de su compañía representa una gran oportunidad de comunicación al interior de las empresas, especialmente en compañías como Sodimac, que necesitan este tipo de herramientas dado que su personal se encuentra distribuido en 60 tiendas a lo largo de todo el país, literalmente desde Arica hasta Punta Arenas.

Este medio puede llegar a constituirse en un importante factor de cohesión al interior de las compañías y a la vez entregar beneficios concretos para las personas, como es el caso de Sodimac, donde, por ejemplo, se puede obtener información valiosa del Departamento de Bienestar de Recursos Humanos, como conocer la situación de vacaciones pendientes, obtener certificados en forma remota o acceder a las calificaciones de los diferentes cursos dictados por la Universidad Sodimac, la que durante 2003 capacitó a un total de 8.200 trabajadores.

Además, la intranet se convierte en un atractivo banco de información que hace más directa y fluida la comunicación, ya que pueden almacenarse en ella todos los memorándum, manuales de procedimientos, organigramas y otra información necesaria para la administración, todo esto con un sistema de acceso rápido y flexible.

Entel
En la empresa de telecomunicaciones existen más de 15 intranet, pero una de las más importantes por visitas, nivel de contenidos y desarrollo es la intranet de la Gerencia de Recursos Humanos. Durante los primeros seis meses del año, la intranet registró un promedio de 25.472 visitas mensuales y una frecuencia de 10 visitas diarias.

Las páginas más visitadas son: Noticias, Club de Beneficios, Preguntas Frecuentes, Bienestar y Avisos Clasificados. Gracias a la intranet los empleados pueden acceder a formularios electrónicos con datos de vacaciones, horas extras, datos personales, noticias internas y del mercado de telecomunicaciones, capacitación on line, información de beneficios, una zona de contactos, avisos clasificados, biblioteca de la empresa, información corporativa y entretención.

La intranet ha generado una mayor y mejor comunicación interna y ha automatizado muchas funciones que antes eran más lentas y rutinarias. También ha permitido la centralización de información que circula en la empresa y la inmediatez en el traspaso de esta información.

Con la intranet se han resuelto dilemas como las encuestas, formularios electrónicos, capacitación masiva, contacto con las personas, comunicación entre las diferentes unidades de la empresa, acercamiento de los empleados que viven en regiones y agilización de los trámites.